¿Para qué sirve un software contable?

Un software contable sirve para llevar un control sistematizado de la contabilidad de una pequeña o gran empresa. De esta manera, todas las operaciones contables que hace muchos años se llevaban en papel, se pueden centralizar en un programa que permite ordenar y gestionarla información de forma segura.

Al hacerlo se vuelve un proceso automático, que en vez de volver más lenta la operación, la hace más eficiente y controlada. Es mucho más rápido facturar a través de un buen software contable que hacerlo manualmente, incluso se hace más sencillo controlar un inventario de manera electrónica a través de un software contable, que a través de un catálogo manual.

En los últimos años la necesidad de tener un software administrativo es cada vez mayor, esto debido a que la mayoría de las empresas ya están descartando cualquier método físico o analógico a la hora de hacer contabilidad, lo cual tiene lógica por el ahorro de tiempo y dinero que esto significa para los empresarios.

Dentro de las transacciones que se pueden automatizar están: las funciones de ventas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, devoluciones, producción de artículos, gastos, balances, nóminas, etc.

Características de un Software Contable.

Para que un programa de contabilidad pueda ser efectivo para cualquier cliente debe cumplir con ciertas características, bien sea para una pequeña empresa o algo más robusto. De esta manera se garantiza la eficiencia que se busca al instalar un software contable.

Estas características son las siguientes:

• Fáciles de usar.
• Capacidad de gestionar informes.
• Tener la posibilidad de realizar backup.
• Seguros y compatibles con cualquier sistema operativo.
• Gran capacidad de almacenamiento.
• Debe ser adaptable a cualquier empresa y flexible ante los cambios.

Ventajas y desventajas de instalar un software contable.

Como bien hemos comentado, la era digital ha obligado a muchos cambios en el manejo de las operaciones dentro de una empresa, sin duda alguna el departamento contable es uno de los que mayores cambios a debido realizar en los últimos años, es por eso que en este artículo le queremos mostrar las ventajas y desventajas de tener un software contable dentro de su empresa.

Ventajas:  

• Ahorra tiempo y dinero en la ejecución, gestión y administración de los procesos contables.
• Mejora la gestión del negocio y los tiempos de respuesta.
• Mayor control de la información y menos posibilidades de cometer errores.
• Se puede gestionar desde cualquier lugar.
• Mayor disponibilidad de comprobantes.

Desventajas:

• Desconfianza en los temas de seguridad, si no se escoge un buen proveedor de servicios se corren riesgos propios de la web.
• Requiere entrenamiento constante para su correcto uso.
• Puede ocasionar gastos extra al momento de la instalación.
• Dependencia 100% al internet.

Sin embargo, podemos notar que son más los beneficios que las desventajas que pueden surgir de llevar el control de contabilidad en un software especializado, lo importante en estos casos es escoger un proveedor con experiencia para minimizar los riesgos.